Odwołanie zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej – praktyczne aspekty
W 2024 roku obchodzimy 30-lecie istnienia wspólnot mieszkaniowych. Wspólnotą mieszkaniową kieruje albo zarząd wspólnoty składający się z osób fizycznych (zazwyczaj mieszkańców), albo wyspecjalizowany zarządca będący przedsiębiorcą, sprawujący tzw. zarząd powierzony (art. 18 ust. 1 Ustawy o własności lokali – dalej: „UWL”[1]). Zarówno zarząd wspólnoty, jak i zarządca, może być „powołany” przez dewelopera. Obecnie, z praktyki autora, zazwyczaj jest to zarządca. Z tego względu niniejszy artykułu skupi się na praktycznych aspektach odwołania zarządcy we wspólnocie mieszkaniowej. Jednakże zaznaczam, że w zdecydowanej większości omówione tutaj zagadnienia i rozwiązania prawne dotyczyć będą również zarządu w ujęciu podmiotowym jako organu wspólnoty mieszkaniowej.
Konflikt interesów zarządcy
W nowych wspólnotach mieszkaniowych bardzo często stwierdza się wady budynku, za które odpowiada deweloper. W rezultacie powiązany z nim zarządca może mieć konflikt interesów.
Z jednej strony zarządca obowiązany jest dbać o interes właścicieli lokali w danej wspólnocie mieszkaniowej w odniesieniu do części wspólnych nieruchomości, a z drugiej strony może mieć chęć na przyjęcie kolejnych „zleceń” od dewelopera – adresata roszczeń wspólnoty. Między innymi z tego powodu zdarza się, że zarządca działa w sposób niezadowalający z punktu widzenia właścicieli lokali. W rezultacie, właściciele rozważają jego zmianę.
Niniejszy artykuł ma na celu przybliżyć możliwości prawne wraz z aspektami praktycznymi dokonania takiej zmiany.
Ustanawianie zarządcy przez dewelopera
Proces inwestycji mieszkaniowej w przypadku budownictwa wielolokalowego standardowo kończy się wyodrębnieniem i przeniesieniem własności lokali na rzecz nabywców. Nabywcy stają się właścicielami lokali i z mocy prawa tworzą wspólnotę mieszkaniową. Zasady omawiane poniżej zastosowanie mają dla tzw. „dużych” wspólnot mieszkaniowych, które powstają dla trzech lub więcej lokali zgodnie z art. 19 i 20 ust. 1 UWL.
W myśl przepisów Ustawy o własności lokali (art. 18 ust. 1) właściciele lokali mogą określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej w (1) umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo (2) w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego.
Innymi słowy, przy sukcesywnym wyodrębnianiu lokali, sposób zarządu nieruchomością wspólną może być określony już w pierwszym akcie notarialnym zbycia lokalu. Tak ustanowiony sposób zarządu i podmiot zarządzający wiąże każdego kolejnego nabywcę lokalu (art. 18 ust. 2 UWL). Innym sposobem ustanowienia zarządcy jest zawarcie z nim odrębnej umowy po wyodrębnieniu i zbyciu przynajmniej kilku lokali (tak, aby wspólnotę tworzyły co najmniej 3 lokale). Umowa jest wówczas zawierana w formie aktu notarialnego za zgodą wszystkich właścicieli lokali wyodrębnionych i dotychczas niewyodrębnionych (czyli dewelopera). W tym wypadku analogicznie, po ustanowieniu sposobu zarządu i powierzenia jego sprawowania konkretnemu podmiotowi, kolejni nabywcy lokali otrzymują w umowie nabycia lokalu jedynie informację o tym fakcie. Deweloper w takim scenariuszu „nie pyta” zdecydowanej większości nabywców lokali o zdanie lub aprobatę co do sposobu sprawowania zarządu i samego zarządcy.
Odwołanie zarządcy przez właścicieli lokali
Zmiana zarządcy przez właścicieli lokalu w trakcie trwania umowy o sprawowanie zarządu w praktyce często odbywać się musi wbrew woli tego zarządcy, a nawet z jego z aktywnym oporem. Stanowi to wyzwanie, ponieważ zgodnie z ustawą, to zarządca zwołuje zebranie ogółu właścicieli lokali (art. 31 lit. a UWL), powiadamia o zebraniu ogółu właścicieli lokali oraz porządku obrad (art. 32 ust. 1 i ust. 2 UWL). Ponadto, to zarządca z zasady organizuje głosowanie indywidualne (poza zebraniem), a przede wszystkim zbiera głosy oddawane w tym trybie (art. 23 ust. 1 w zw. z art. 33 UWL). Innymi słowy zgodnie z przepisami, z punktu widzenia organizacyjnego, to zarządca powinien przeprowadzać głosowanie nad swoim własnym odwołaniem.
Głosowanie nad zmianą zarządcy na wniosek właścicieli
Sposobów doprowadzenia do głosowania nad zmianą lub odwołaniem zarządcy, czy też zmianą sposobu zarządu z powierzonego na zarząd ustawowy (dalej celem czytelności tekstu wszystkie te zmiany uwzględniam pod hasłami: „odwołanie zarządcy” lub „zmiana zarządcy”) z inicjatywy właścicieli lokali na zebraniu ogółu właścicieli lokali jest kilka.
Pierwszy, formalnie najbardziej poprawny, powinien rozpocząć się od wniosku właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej (art. 31 lit. b UWL) skierowanego do zarządcy o zwołanie zebrania ogółu właścicieli lokali. We wniosku powinno się wskazać proponowany dzień, godzinę zebrania i porządek obrad, a więc również informację o głosowaniu za odwołaniem zarządcy. Wniosek oczywiście powinien być doręczony za potwierdzeniem odbioru na adres zarządcy wraz z podpisami właścicieli dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej. Problemem jest tutaj jednak fakt, że proponowany we wniosku termin zebrania ogółu właścicieli lokali nie jest dla zarządcy wiążący (brak jest jednoznacznych przepisów w tym względzie).
Co więcej, ustawa nie przewiduje skutków niewywiązania się zarządcy ze zwołania zebrania ogółu właścicieli lokali na wniosek właścicieli – ani w proponowanym terminie, ani ze zwołania takiego zebrania w ogóle[2]. Wobec powyższego, możliwy jest scenariusz, w którym zarządca dowie się o tym, iż część właścicieli chce jego odwołania stosownie do treści wniosku, ale w żaden sposób tegoż wniosku dalej nie będzie procedował.
W sukurs niedoskonałości przepisów wychodzi orzecznictwo (aczkolwiek należy uwzględnić, że w Polsce nie ma systemu prawa precedensowego i różne Sądy nawet w bardzo zbliżonym stanie faktycznym, mogą orzekać odmiennie). Otóż w sprawie rozpoznawanej przez Sąd Apelacyjny w Gdańsku pod sygn. V ACa 381/16 Sąd uznał, że skoro zarząd nie zwołał zebrania ogółu właścicieli lokali na wniosek uprawnionej do tego części właścicieli lokali, to właściciele lokali (dysponujący min. 1/10 udziałów w części wspólnej) mogli sami powiadomić właścicieli lokali o zebraniu i głosowaniu a następnie bez udziału zarządu je przeprowadzić.
„Bez wątpienia nie było intencją ustawodawcy przy tworzeniu przepisów art. 31 u.o.w.l., aby zarząd mógł skutecznie blokować zwoływanie zebrania ogółu właścicieli lokali” – wskazał Sąd Apelacyjny w Gdańsku w uzasadnieniu wyroku[3].
Innymi słowy, jeżeli zarządca nie zwołuje zebrania ogółu właścicieli lokali pomimo wniosków w tym względzie, właściciele lokali mogą wziąć sprawy w swoje ręce i niezależnie od zarządcy zorganizować zebranie wraz z głosowaniem.
Podjęte w ten sposób uchwały będą jednak obarczone wadami formalnymi, ze względu na które każdy z właścicieli lokali będzie mógł je zaskarżyć w trybie z art. 25 ust. 1 i 1a UWL i domagać się ich uchylenia.
Sąd Najwyższy w wyroku z 16.10.2002 r. stwierdził, że: „Niezawiadomienie członka wspólnoty mieszkaniowej o terminie zebrania właścicieli może stanowić podstawę uchylenia przez sąd uchwały, jeżeli zostanie wykazane, że uchybienie to mogło mieć wpływ na jej treść (art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali)”[4].
Z kolei w wyroku z dnia 8 lipca 2004 r. pod sygn. akt IV CK 543/03 Sąd Najwyższy stwierdził, że: „podjęcie przez wspólnotę mieszkaniową uchwały w trybie indywidualnego zbierania głosów, dokonanego przez osoby nieuprawnione może stanowić podstawę jej uchylenia przez sąd, jeżeli uchybienie to miało lub mogło mieć wpływ na jej treść”.
Istotne jest, wobec tego, żeby zachować pozostałe wymogi formalne dotyczące zawiadomienia i głosowania nad odwołaniem zarządcy, tak, aby uchybienie formalnościom było jak najmniejsze i nie miało oraz nie mogło mieć wpływu na treść przegłosowanej uchwały.
Odwołanie zarządcy uchwałą spoza porządku obrad
W innym scenariuszu, to dopiero w trakcie zebrania ogółu właścicieli lokali, właściciele lokali wychodzą z inicjatywą dodania do porządku obrad uchwały o odwołaniu zarządcy. W takim wypadku w grę wchodzi element zaskoczenia, który może dać przewagę większości właścicieli nad sprawującym organizacyjną władzę zarządcą. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 29 września 2010 r. w sprawie pod sygn. akt: V CSK 52/10: „zebranie właścicieli lokali może podejmować uchwały również w sprawach, które – jak w niniejszej sprawie – nie zostały ujęte w porządku obrad ustalonym przez zarząd (zarządcę)”.
Ważne jest w takim wypadku przejęcie kontroli nad obradami poprzez wybór przewodniczącego, który w ogóle podda uchwałę spoza porządku obrad pod głosowanie. Podobne scenariusze autor zdecydowanie rekomenduje realizować w asyście profesjonalnego pełnomocnika (każdy z właścicieli może upoważnić pełnomocnika do reprezentowania go na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej), który będzie w stanie szybko i odpowiednio zareagować na częstokroć „dynamiczną” sytuację na zebraniu ogółu właścicieli lokali.
Udział notariusza w zmianie zarządcy
Do głosowania nad odwołaniem zarządcy wbrew jego woli lub bez jego organizacyjnego zaangażowania przed zebraniem należy odpowiednio się przygotować. Po pierwsze, o czym była mowa wcześniej, należy odpowiednio zawiadomienia właścicieli lokali o zebraniu. Poza tym, protokół z głosowania nad uchwałą o odwołaniu lub zmianie zarządcy powinien sporządzić notariusz.
Co prawda art. 18 ust. 2a UWL stanowi o tym, że zaprotokołowana przez notariusza powinna być uchwała o zmianie sposobu zarządu nieruchomością wspólną (np. z powierzonego na ustawowy) a nie o zmianie samego podmiotu sprawującego zarząd powierzony, to jednak orzecznictwo wyraźnie sugeruje duże ryzyko tak ścisłej interpretacji. Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 21 stycznia 2009 r. o sygn. akt III CZP 129/08 przyjął bowiem, że: „Zmiana osoby zarządcy nie jest co prawda zmianą sposobu zarządu, biorąc jednak pod uwagę, że podmiot zarządzający podlega wpisowi do księgi wieczystej w dziale III, trzeba uznać, iż wymaga podjęcia uchwały zaprotokołowanej przez notariusza i w tym wypadku znajduje zastosowanie art. 18 ust. 2a”. Pomimo tego, że można z kilku powodów się z taką argumentacją nie zgadzać, to ryzyko przy podjęciu takiej uchwały bez udziału notariusza jest zbyte duże.
Zmiana zarządcy w trybie indywidualnego zbierania głosów
Przedstawiciele doktryny prawa nie są zgodni co do tego, czy uchwały podlegające zaprotokołowaniu przez notariusza muszą być głosowane wyłącznie na zebraniu, czy można do takich uchwał zastosować np. tryb mieszany (art. 23 ust. 1 UWL). Jest to szczególnie istotne dla dużych wspólnot mieszkaniowych, gdzie zebranie większości właścicieli lokali w jednym miejscu i czasie graniczy z niewykonalnym.
Autor podziela zapatrywanie, że z ustawy wprost takie ograniczenie nie wynika. Notariusz ma za zadanie zaprotokołować przebieg głosowania nad uchwałą i jego wynik, co nierozerwalnie wiąże się z bezpośrednim czuwaniem nad przebiegiem głosowania, a więc byciem obecnym w czasie oddawania głosów. Taki cel można osiągnąć zbierając głosy indywidualnie w obecności notariusza lub co bardziej praktyczne w dużych wspólnotach – przez pozostawienie uchwały w kancelarii notarialnej, gdzie zainteresowani głosowaniem właściciele lokali, oddawaliby swój głos[1].
Co ważne, nawet jeżeli uchwała o odwołaniu zarządcy zostanie w odpowiednim terminie zaskarżona do Sądu, z zasady podlega ona wykonaniu, chyba, że Sąd zdecyduje inaczej (art. 25 ust. 2 UWL). Oznacza to, że po przegłosowaniu uchwał o zmianie zarządcy, nowy podmiot z zasady może przejąć kierowanie wspólnotą mieszkaniową bez oczekiwania na prawomocne rozstrzygnięcie Sądu. Co istotne, właściciele lokali mogą również głosować przez pełnomocnika. Co oznacza, że osoby, które są zazwyczaj niedostępne, nie muszą osobiście brać udziału w zebraniu właścicieli lokali lub udać się do notariusza. Mogą zrobić to przez prawidłowo umocowanego pełnomocnika.
Warto odnotować, iż zgodnie z Ustawą o własności lokali istnieje możliwość powołania przez Sąd na wniosek każdego z właścicieli lokali zarządcy przymusowego, jeżeli zarząd (w rozumieniu podmiotowym) nie został powołany lub pomimo powołania nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki (art. 26 ust. 1 UWL). Jest to rozwiązanie z zasady ostateczne (z uwagi m.in. na długi czas trwania postępowań sądowych), wyjątkowe (poza brakiem powołania zarządu przesłanki powołania zarządcy tymczasowego są ogólne) i tymczasowe, gdyż Sąd odwołuję zarządcę, gdy ustaną przyczyny jego odwołania (z wyjątkiem przewidzianym w art. 26 ust. 2 UWL).
Reasumując
Istnieją dopuszczalne przepisami prawa sposoby na zmianę zarządcy sprawującego zarząd powierzony we wspólnocie mieszkaniowej wbrew jego woli. Warto jednak w czynieniu przygotowań do takiej zmiany zorientować się, czy jest ona zgodna z rzeczywistą wolą właścicieli lokali, gdyż cały proces może być rozłożony w czasie i wymagać wyższego niż standardowe zaangażowania właścicieli lokali. O czym należy również wspomnieć, to że samego odwołania zarządcy uchwałą nie należy utożsamiać z wygaśnięciem jego umowy o powierzenie zarządu. W stosunku do tej umowy należy podjąć zazwyczaj odrębne kroki prawne.
[5] Tak np. K. Buliński [w:] Własność lokali. Komentarz, red. H. Izdebski, Warszawa 2023, art. 23. Odmienne stanowisko prezentuje np. I. Szymczak [w:] Własność lokali. Komentarz, wyd. II, LEX/el. 2023, art. 23
[2] Zob. postulaty de lege ferenda R. Dziczka w R. Dziczek: Własność lokali. Komentarz. Wzory pozwów i wniosków sądowych, wyd. VIII, Warszawa 2021, art. 31.
[3] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 14 marca 2017 roku, sygn. V ACa 381/16
[4] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia wyroku z 16.10.2002 r., sygn. IV CKN 1351/00, OSNC 2004/3, poz. 40
[1] Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1048).